Gestione delle segnalazioni
whistleblowing
Stretto di Messina SpA (SdM) adotta un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (anche anonime) riguardanti la Società inviate da Terzi o da Persone della Società. Il processo è conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”).
Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 di SdM.
Per l’invio e la gestione delle segnalazioni SdM implementa una piattaforma informatica dedicata, che costituisce canale preferenziale per l’invio delle segnalazioni.
Se vuoi fare una Segnalazione a SdM accedi alla piattaforma.
Chi può segnalare
Possono effettuare una segnalazione:
- i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso SdM;
- i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso SdM; gli azionisti e le persone di SdM con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
Le segnalazioni possono essere effettuate anche:
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- durante il periodo di prova;
- successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
SdM auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.
Cosa segnalare
Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Persone della Società o a Terzi, che possano integrare:
- violazioni del Modello 231 di SdM e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o delle Misure di Prevenzione della Corruzione integrative di quelle adottate ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001 n.231 (di seguito “Misure Integrative”) di SdM e/o del Codice Etico e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, alla Società;
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.
Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.
Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate.
Canali di segnalazione interni
La Società mette a disposizione i seguenti canali di segnalazione interna, atti ad effettuare segnalazioni sia in forma scritta che orale, garantendo anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia la riservatezza dell’identita’ della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonche’ del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione:
Questo canale è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire, con strumenti di crittografia conformi alla normativa, la riservatezza dell’identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni. Tramite la piattaforma è possibile:
- inviare una segnalazione;
- modificare o aggiornare una segnalazione inviata;
- consultare lo stato di una segnalazione inviata;
- ricevere riscontro sul seguito dato alla segnalazione.
La piattaforma consente di:
- separare i dati identificativi del Segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l'adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima;
- mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l'intera fase di gestione della stessa, consentendo l'accesso ai soli soggetti autorizzati;
- adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l'utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell'eventuale documentazione allegata;
- interagire con il Segnalante, garantendone l'anonimato.
Sono inoltre disponibili i seguenti ulteriori canali di segnalazione interni:
- Posta ordinaria: a mezzo di lettera raccomandata all’indirizzo della sede sociale, via Marsala n. 27 – 00135 Roma, con indicazione sulla busta “al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza di Stretto di Messina S.p.A.”;
- Posta elettronica: all’indirizzo di Posta Elettronica whistleblower@strettodimessina.it;
- verbalmente mediante sistema di messaggistica vocale registrato, disponibile accedendo alla suddetta Piattaforma whistleblowing;
- verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione.
Per l’invio di segnalazioni tramite posta ordinaria o posta elettronica, si prega di utilizzare l’allegato Modulo:
Nel rispetto delle previsioni di legge SdM garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato alla Società.
Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti di SdM viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.
I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.
SdM tutela i diritti delle Persone Coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know” (principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario - e nei limiti di quanto necessario - per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).
La Persona Coinvolta viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.
La Persona Coinvolta ha diritto di essere informata dell’esito dell’istruttoria. Previa valutazione adeguatamente tracciata, l’informativa alla Persona Coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del Segnalante tutelata secondo legge.
Le segnalazioni sono indirizzate al Responsabile Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (RPCT) e/o all’Organismo di Vigilanza di SdM.
L’Organismo di Vigilanza gestisce le segnalazioni relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 di SdM e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione, o a violazioni del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.
Le attività istruttorie, volte ad accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati, sono svolte secondo competenza dal RPCT e dall’Organismo di Vigilanza, avvalendosi laddove necessario della funzione Internal Audit di SdM.
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Di seguito puoi consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali.